Was kommt auf dich zu? Umstieg unseres IT-Systems auf M365
Im November 2026 stellen wir unsere IT-Infrastruktur grundlegend um – von lokalen Servern auf ein modernes cloudbasiertes System, das über Microsoft 365 (M365) betrieben wird.
Der Umstieg ist für euch mit einigen Änderungen der gewohnten Abläufe verbunden.
Gleichzeitig ermöglicht er zukünftig stabileres Arbeiten, bietet eine Reihe neuer praktischer Tools und vereinfacht Arbeitsabläufe.
Der Umstieg betrifft ALLE PC-Nutzer*innen der UGPD.
Was genau im Einzelnen auf dich zukommt, erfährst du in den kommenden Wochen Schritt für Schritt.
Wichtig ist bereits jetzt: Die grundlegenden Änderungen sind einfach zu lernen und umzusetzen.
Du brauchst keine neue Software lernen oder dich darauf einrichten, wochenlang in Schulungen zu sitzen.
Unsere Standardprogramme, wie Outlook, Word oder Excel bleiben grundsätzlich in ihrer vertrauten Funktionalität erhalten. Gleichzeitig können dann neue Features dieser Programme genutzt werden.
Einerseits wollen wir euch die aktuellen Softwaremöglichkeiten zur Verfügung stellen, die euch helfen, euren Arbeitsalltag einfacher zu gestalten. Dazu gehören Chat- und Videomeetings via MS Teams, der KI-Assistent Copilot, Erweiterungen von Word, Excel, Powerpoint und Outlook, sowie eine Reihe von zusätzlichen Features und Programme, die vor allem einzelne Teams unterstützen können.
Andererseits müssen wir unsere Systeme insgesamt stabiler und sicherer machen als bisher. Beispielsweise werden Ausfallzeiten des Remotedesktops wegfallen, umgekehrt werdet ihr zukünftig endlich auch auf eurer Arbeitsoberfläche Ton abspielen können.
Gemeinsam machen wir den Umstieg Schritt für Schritt – damit ihr euch sicher fühlen und die neuen Möglichkeiten im Arbeitsalltag optimal nutzen könnt. Schon vor der Umstellung erhaltet ihr hier auf dieser Seite die wichtigsten Infos zum Umstieg: Digitale Veranstaltungen und Tutorial-Streams, FAQs und Tutorial-Grafiken, sowie Schulungstermine für alle, die besser im persönlichen Kontakt lernen.
10:00 bis 12:00 Uhr | MS Teams (online)
Die Infoveranstaltung beleuchtet die neuen Möglichkeiten von M365. Für die Einladung haben wir ein gesondertes Mailing mit dem Link für das Meeting in MS Teams verschickt.
Im Nachgang freuen wir uns über euer Feedback. Teilt eure Anregungen, Fragen, Wünsche, Ängste mit - gleich hier möglich.
Die Infoveranstaltung wird aufgezeichnet und im Nachgang hier auf dieser Seite vollständig für alle zur Verfügung stehen.
1) Änderung der Privatsphäre-Einstellungen
Nach dem 25.08. oder in den folgenden Tagen bekommt ihr beim Aufrufen von Office (z.B. Outlook, Word, Excel, etc.) einmalig diese Meldung. Hier bitte einfach auf SCHLIEßEN klicken.
2) Umzug der E-Mail-Konten in die Cloud
Damit ihr eure E-Mails abrufen könnt, wird einmalig die Anmeldung in Outlook über euer Microsoft-Konto nötig sein. Wenn es soweit ist, werdet ihr durch das System aufgefordert (dies kann zeitlich direkt mit der Änderung der Privatsphäre Einstellungen zusammenfallen oder später erfolgen). Hierzu benötigt ihr eure Dienst-Mailadresse und euer bestehendes Server-Passwort (mit dem ihr euch immer in der Remotedesktopverbindung anmeldet).
Basic Infos und FAQs zur Umstellung.
Wie melde ich mich zukünftig an? Wo und wie speichere ich zukünftig meine Dateien? Was sind die wichtigsten Funktionen?
In kurzen Grafiken und / oder Videos erfahrt ihr hier auf dieser Seite, was ihr nach der Umstellung machen müsst, um mit eurem PC arbeiten zu können.
Umstellungsphase.
In dieser Woche werden alle Systeme und PCs auf M365 umgestellt.
In einem begrenzten Zeitraum wird hier möglicherweise nur lokales Arbeiten möglich sein, d.h. dass ihr in dieser Zeit möglicherweise keinen Zugriff auf eure Mails und auf eure Dateien auf dem Server habt.
Wir informieren euch noch rechtzeitig und ausführlich über die Einschränkungen in dieser Zeit.
Schulungsphase.
Wir bieten euch in MS-Teams-Sitzungen Schulungen an. Hier könnt ihr auch gerne Fragen stellen. Zusätzlich planen wir Tutorials, die ihr auf dieser Seite abrufen könnt. Die Kolleg*innen von IT und QM stehen für eure Fragen in dieser Zeit bereit.
Individuelle Anpassungen.
M365 bietet viele neue Möglichkeiten digitalen und kollaborativen Arbeitens, die aber nicht alle Abteilungen gleichermaßen benötigen. Jetzt ist Zeit, die Anwendungen zu individualisieren, so dass alle Abteilungen das für sie beste aus M365 herausholen können.
Wir freuen uns über deine Fragen und über dein Feedback zur Umstellung auf M365!