Was kommt auf dich zu? Umstieg unseres IT-Systems auf M365

Für alle PC-Nutzenden der UGPD Grundlegende Änderungen ab November 2026

Zum 12. November 2026 stellen wir unsere IT-Infrastruktur grundlegend um – von lokalen Servern auf ein modernes cloudbasiertes System, das über Microsoft 365 (M365) betrieben wird.

Der Umstieg ist mit einigen Änderungen der gewohnten Abläufe verbunden. Gleichzeitig ermöglicht er zukünftig stabileres Arbeiten, bietet eine Reihe neuer praktischer Tools und vereinfacht Arbeitsabläufe. 

Bitte prüfen Sie Ihr System Ist Ihr System fit für die Umstellung?

Wir benötigen Ihre Mithilfe. Bitte prüfen Sie rechtzeitig, welche der Änderungen Sie betreffen und führen Sie die Einstellungsänderungen mit Hilfe unserer Anleitungen selbstständig durch.

Anleitung Erste Schritte nach der Umstellung am 12.11.

Für ALLE Nutzenden: Wie melde ich mich nach der Umstellung am PC an? Was muss ich am Anfang einmalig tun? Wie richte ich einen Drucker und meine Edge-Favoriten ein? Wie nutze ich Windows-Apps für Fachanwendungen? Wie nutze ich Web-Apps? Wie sperre ich den PC und melde mich ab?

Die Umstellung ist eine Großbaustelle, bei der es trotz aller Bemühungen zu Beeinträchtigungen, Verzögerungen und Umwegen kommt.

Wir danken herzlich für alle Mithilfe und Geduld!

Zeitplan Umstellung und Ausfallzeiten spezielle Software

Die Umstellung erfolgt kommende Woche in drei Phasen.

Phase 1 – bis Mittwoch, 11.11.2026, 16:00 Uhr Bisherige Arbeitsumgebung

Bis dahin können Sie grundsätzlich wie gewohnt in der bisherigen Arbeitsumgebung arbeiten.

Wichtig: Einige Fachanwendungen sind bereits früher nicht mehr verfügbar. Die genauen Zeiten finden Sie in der Tabelle unten.

Phase 2 – Mittwoch, 11.11.2026, ab 16:00 Uhr Umstellung

Die bisherige Arbeitsumgebung wird auf Azure Virtual Desktop (AVD) umgestellt. Die Fachanwendungen haben unterschiedliche Ausfallzeiten, die teilweise schon vor dem 11.11. beginnen.

Phase 3 – ab Donnerstag, 12.11.2026, 08:00 Uhr Arbeiten in der neuen Arbeitsumgebung

Ab 08:00 Uhr werden alle Nutzerinnen und Nutzer für Azure Virtual Desktop (AVD) freigeschaltet. Ab dann arbeiten Sie ausschließlich in der neuen Arbeitsumgebung.

Die meisten Fachanwendungen können ab dem 12.11. wieder genutzt werden. Ausnahmen: Diamant steht voraussichtlich erst ab 12.11., 12:30 Uhr und Domus erst ab 13.11., 11:00 Uhr zur Verfügung. Über die tatsächliche Freigabe dieser beiden Programme werden Sie informiert.

Ausfallzeiten für spezielle Software

Bitte VOR dem 12. November prüfen und ggf. anpassen

Bitte prüfen Sie, ob Sie die Systeme nutzen. Die Anleitungen helfen Ihnen, die nötigen Einstellungen selbstständig durchzuführen.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie zukünftig außerhalb unserer Unternehmensstandorte arbeiten, beispielsweise im Homeoffice, auf einer Dienstreise oder einem anderen externen Arbeitsplatz, ist eine zusätzliche Bestätigung für Ihre Windows-Anmeldung erforderlich. Dabei helfen Ihnen die Anleitungen zur Multifaktorauthentifizierung und zur Microsoft Authenticator-App.

Wenn Sie Notizbücher in der eignen Ablage (Punkt C in der Anleitung „vor der Umstellung") haben, kopieren Sie diese erste dann, wenn Sie vor der Umstellung keine weiteren Eintragungen mehr vornehmen, auf jeden Fall bis spätestens Mittwoch, 11.11.2026 16:00 Uhr.

Sollten Sie bereits zum „Punkt C“ der Anleitung (vor der Umstellung) eine Kopie vorgenommen haben, melden Sie sich bitte bei Frau Niemann per Telefon oder Mail.

Bitte AB dem 12. November prüfen und ggf. anpassen

Bitte prüfen Sie, ob Sie die Systeme nutzen. Die Anleitungen helfen Ihnen, die nötigen Einstellungen selbstständig durchzuführen.

Anleitung Erste Schritte nach der Umstellung am 12.11.

Für ALLE Nutzenden: Wie melde ich mich nach der Umstellung am PC an? Was muss ich am Anfang einmalig tun? Wie richte ich einen Drucker und meine Edge-Favoriten ein? Wie nutze ich Windows-Apps für Fachanwendungen? Wie nutze ich Web-Apps? Wie sperre ich den PC und melde mich ab?

Video Online-Infoveranstaltung

Hier finden Sie die Aufzeichnung der Online-Infoveranstaltung vom 27.08.26 und die zugehörige PowerPoint-Präsentation. Zur leichteren Orientierung können Sie auch die Kapiteleinteilungen auf YouTube nutzen. 

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Infos Gesamtprojekt

27. August 2026

10:00 bis 12:00 Uhr | MS Teams (online)

 

Die Infoveranstaltung beleuchtet die neuen Möglichkeiten von M365. Für die Einladung haben wir ein gesondertes Mailing mit dem Link für das Meeting in MS Teams verschickt. 

Im Nachgang freuen wir uns über euer Feedback. Teilt eure Anregungen, Fragen, Wünsche, Ängste mit - gleich hier möglich. 

 

Zur Aufzeichnung

Ab Ende August

1) Änderung der Privatsphäre-Einstellungen

Nach dem 25.08. oder in den folgenden Tagen bekommt ihr beim Aufrufen von Office (z.B. Outlook, Word, Excel, etc.) einmalig diese Meldung. Hier bitte einfach auf SCHLIEßEN klicken.

2) Umzug der E-Mail-Konten in die Cloud

Damit ihr eure E-Mails abrufen könnt, wird einmalig die Anmeldung in Outlook über euer Microsoft-Konto nötig sein. Wenn es soweit ist, werdet ihr durch das System aufgefordert (dies kann zeitlich direkt mit der Änderung der Privatsphäre Einstellungen zusammenfallen oder später erfolgen). Hierzu benötigt ihr eure Dienst-Mailadresse und euer bestehendes Server-Passwort (mit dem ihr euch immer in der Remotedesktopverbindung anmeldet). 

September / Oktober 2026

Basic Infos und FAQs zur Umstellung. 

Wie melde ich mich zukünftig an? Wo und wie speichere ich zukünftig meine Dateien? Was sind die wichtigsten Funktionen? 

In kurzen Grafiken und / oder Videos erfahrt ihr hier auf dieser Seite, was ihr nach der Umstellung machen müsst, um mit eurem PC arbeiten zu können. 

12. November 2026

Umstellung.

Am Donnerstag, den 12. November, werden alle Systeme und PCs auf M365 umgestellt.

In einem begrenzten Zeitraum wird hier möglicherweise nur lokales Arbeiten möglich sein, d.h. dass ihr in dieser Zeit möglicherweise keinen Zugriff auf eure Mails und auf eure Dateien auf dem Server habt.

Wir informieren euch noch rechtzeitig und ausführlich über die Einschränkungen in dieser Zeit. 

ab 16. November 2026 (KW 47)

Schulungsphase. 

Wir bieten euch in MS-Teams-Sitzungen Schulungen an. Hier könnt ihr auch gerne Fragen stellen. Zusätzlich planen wir Tutorials, die ihr auf dieser Seite abrufen könnt. Die Kolleg*innen von IT und QM stehen für eure Fragen in dieser Zeit bereit. Die Video-Tutorials stellen wir euch nach der Umstellung am Donnerstag so schnell wie möglich zur Verfügung.

2027

Individuelle Anpassungen.

M365 bietet viele neue Möglichkeiten digitalen und kollaborativen Arbeitens, die aber nicht alle Abteilungen gleichermaßen benötigen. Jetzt ist Zeit, die Anwendungen zu individualisieren, so dass alle Abteilungen das für sie beste aus M365 herausholen können.

Willkommen M365!

Einerseits wollen wir euch die aktuellen Softwaremöglichkeiten zur Verfügung stellen, die euch helfen, euren Arbeitsalltag einfacher zu gestalten. Dazu gehören Chat- und Videomeetings via MS Teams, der KI-Assistent Copilot, Erweiterungen von Word, Excel, Powerpoint und Outlook, sowie eine Reihe von zusätzlichen Features und Programme, die vor allem einzelne Teams unterstützen können.
Andererseits müssen wir unsere Systeme insgesamt stabiler und sicherer machen als bisher. Beispielsweise werden Ausfallzeiten des Remotedesktops wegfallen, umgekehrt werdet ihr zukünftig endlich auch auf eurer Arbeitsoberfläche Ton abspielen können. 

Fragen & Feedback

Wir freuen uns über deine Fragen und über dein Feedback zur Umstellung auf M365! 

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